blickpunkt-personal-2012-1

15 blickpunkt personal 1/2012 7. Personalforum am 3.11.2011 Die Zuhörer des Forums 3 waren aufgefor- dert, sich während des Vortrages aktiv ein- zubringen. Die Veranstaltung war daher von einem regen Austausch geprägt. Insgesamt war die Veranstaltung nicht nur ein Sach- standbericht, sondern ein offener und kon- struktiver Austausch zwischen dem Projekt und den Behördenvertreterinnen und -ver- tretern. Aus dem umfangreichen Fragen- und Ant- wortkatalog hier ein Auszug: ForumTN: Werden alle Daten aus dem al- ten System übernommen? Projekt: P&I will alle Abrechnungsdaten, um in einem Probelauf mit der neuen IT zu se- hen, wo Unterschiede oder Abweichungen sind. Erste Ergebnisse der Probeläufe ha- ben wir für die FHH im November 2011 er- halten. Alle Eckdaten werden übernommen. ForumTN: Halten Sie an der elektronischen Personalakte (PA) fest? Projekt: Ja – das ist die anvisierte Zielrich- tung. Prozesse sollen elektronisch archiviert werden, dabei muss die rechtliche Seite mit- gedacht werden. Die Frage der Archivierung und der Umgang mit den Altakten ist ein ge- sondertes Projekt. ForumTN: Noch einmal zur elektronischen PA – Sie unterstellen schon die Umsetzung der elektronischen PA und machen dabei die Rechnung ohne den Wirt! Im nächsten Jahr sehe ich da kein Ergebnis. Projekt: Dafür wird das Teilprojekt Recht aufgesetzt. Das Teilprojekt Recht soll die Klärung rechtlicher Fragen schnellstmög- lich unter Einbeziehung des Personalamtes herbeiführen. Wahrscheinlich wird es eine Übergangslösung geben, dass heißt elek- tronische PA bei Neueinstellungen. Für die Altfälle kommen diverse Möglichkeiten in Betracht. Die Herausforderung für uns: Doppelungen zu vermeiden und bei der Pro- zesserstellung Papiervorgaben und elektro- nische PA mitzudenken. ForumTN: Welcher Arbeitsumfang kommt auf die Beschäftigten aus den Personalver- waltungen zu, die für das Prozessteam ge- meldet wurden? Projekt: Standardprozesse werden auf dem Sharepoint eingestellt. Dort können sie ein- gesehen werden; die Rückmeldung erfolgt elektronisch. Strittige Prozesse werden in den Teamsitzungen erörtert. ForumTN: Es sollen 90 Prozesse durch ein Prozessteam in der vorgegeben Zeit geprüft werden. Ist das nicht zu kurz gedacht? Projekt: Nein – die Vorgehensweise ist nicht in Stein gemeißelt. Wir haben aber be- reits in der Initialisierungsphase ein Verfah- ren zur Prozesserstellung genutzt, das die Arbeit vereinfacht. Darüber hinaus wird mit Sharepoint gearbeitet und nur über strittige Prozesse diskutiert. Diskussionsreich wer- den die Prozesse ESS und MSS werden. ForumTN: Sind die Prozessabläufe recht- lich gesichert oder gibt es noch rechtliche Abstimmungsbedarfe? Karin Kropp

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